[1] 提前一年申报出国计划。

[2] 在日程开始前至少2个月着手准备出访手续，获得出访国家、地区的邀请信,以及邀请信的简要翻译；日本不需要邀请信，需提供三书。

[3] 填写《北京大学医学部教职工因公临时出访行前公示表》，如未申报计划，另行填写及“计划外出访说明”，连同邀请信（三书），一并发送给dingluo@bjmu.edu.cn。

[4] 公示7天。

[5] 填报综合服务平台-因公出国（境）申报页面。（请按照附件的填报注意事项比对填写！）

[6] 完成校内审批后，学校出具批件。（不给个人，直接发给财务以便报销）

[7] 拍照、录指纹、办理因公护照。

拍照：到外交部指定的照相馆拍摄因公护照照片（离北医最近的是六院对面的柯达）。拍摄完毕后，一共会得到：

Ÿ 两张因公护照照片回执（A4纸大小）

Ÿ 一版洗出的两寸照片（签证可以用）

录指纹：持1张因公护照照片回执和身份证原件到国合处111办公室采集生物信息，用于办理因公护照。

[8] 办理签证。（点击查询具体国家签证办理模版）

[9] 回国后15天内交还护照、1个月内提交出访总结！

注意事项

[1] 旧护照：尚在有效期内但有效期不足6个月的公务普通护照（如有），须上交国际合作处经教育部送外交部注销。

[2] 出访日本三书：招聘理由书、身元保证书、滞在予定表(三书)原件及招聘理由书复印件。注意:招聘理由书和身元保证书应该有邀请单位的公章，如果招聘理由书和身元保证书上盖的是邀请人的章，则必须要方邀请人在职证明书原件。

[3] 邀请信：邀请信需要对方单位抬头信纸、被邀请人的信息、明确的行程日期以及会议【本土】邀请人的【本土】联系方式、【手写体签名落款】；如邀请方承担经费，需要在邀请信中注明。

[4] 行程时长=出访日期=批件日期：教学科研人员出访进行教学科研学术交流任务时，行程（出入中国边境始末）长度=邀请信中的日程+前后路程，前后路程：亚洲：+2天，欧美+3天，非洲、南美洲+4天。港澳台行程全长分别不超过5、4、7天。